Hoe schrijf je een winnende offerte in 10 stappen + GRATIS template

In je inbox verschijnt een mailtje. Iemand heeft interesse in je diensten. Fantastisch! Je belt de lead meteen op. Jullie hebben direct een klik. Introducties worden uitgewisseld en jullie spreken af dat jij volgende week een voorstel stuurt. Einde gesprek.

Je denkt “mooi, nog even de offerte uitbrengen en ik heb de klus binnen”. In je enthousiasme open je direct een leeg docje. Je zit klaar om te schrijven. En dan komen de twijfels.

“Wat bedoelde hij nou precies met die ene zin?”
“Hoeveel budget zouden ze nou hebben?”
“Welke ideeën zal ik eigenlijk delen in de offerte?”

Wat volgt is een document dat het nét niet is. Niet een sterk verhaal. Geen overtuiging. En uiteindelijk – geen handtekening. Herkenbaar? In deze blog leer je hoe je offertes schrijft waar leads niet snel genoeg hun handtekening op zetten.

De tien stappen:

Stap 1: Verzamel relevante informatie
Stap 2: Benadruk de pijn
Stap 3: Omschrijf hoe jij de pijn oplost
Stap 4: Maak het visueel
Stap 5: Laat je proces zien
Stap 6: Vertel waarom jij de juiste persoon bent
Stap 7: Laat zien dat andere mensen jou de juiste persoon vinden
Stap 8: Maak je pricing glashelder
Stap 9: Vat je verhaal samen in de intro
Stap 10: Schrijf een steengoede begeleidende mail
Template: offerte voor freelancers

Stap 1: Verzamel relevante informatie

Een offerte omschrijft de diensten die jij biedt om je klant te helpen. Maar dan moet je wel weten waarmee je de klant precies gaat helpen. Het effect dat je wilt bereiken is dat je klant de offerte leest, precies daar zijn problemen in ziet staan én de oplossing die jij biedt.

Stel de juiste vragen

Allereerst heb je de juiste informatie nodig. Stel deze vragen aan je lead tijdens een meeting voorafgaand aan je offerte:

• Wat zijn de producten en diensten die het bedrijf levert?
• Omschrijf je klant
• Omschrijf de ideale klant voor het bedrijf
• Wie zijn je concurrenten?
• Wat maakt jouw bedrijf uniek?
• Heb je voor mij ook met andere partijen samengewerkt?
• Zo ja: wat ging er goed en wat ging er mis?
• Zo nee: waarom huur je specifiek nu iemand in?
• Wat waardeer je in een samenwerking?
• En waar kun je absoluut niet tegen?
• Zijn er deadlines en zo ja: wat zijn deze?
• Wat is het budget dat beschikbaar is voor dit project?
• Wie wordt mijn contactpersoon? Wat is zijn of haar rol in het bedrijf en in het project?
• Wat zijn de communicatiekanalen?
• Hoe vaak zou je een update van mij willen?
• Stel de samenwerking gaat goed, is er de wens om meer uren af te nemen?
• Wanneer zou de samenwerking idealiter starten?

Schrijf ook de antwoorden op, beter nog: neem het gesprek op. Op die manier kun je letterlijk de antwoorden in de juiste bewoording terug laten komen in je offerte.

Tweak de lijst, vul hem aan, maak hem je eigen. Het gaat erom dat je de juiste vragen stelt die passen bij jouw business.

Doe onderzoek

Heb je de antwoorden op je vragen? Tijd voor wat onderzoek. Waarnaar je onderzoek doet, is erg afhankelijk van jouw aanbod en het vraagstuk rondom de offerte. Hier geef ik je drie ideeën:

Onderzoek de concurrenten die je klant in het gesprek noemde. Hoe pakken zij het werk aan dat jij voor de klant gaat uitvoeren? Waar zie jij kansen?
Bekijk hoe je klant op dit moment hetgeen uitvoert waarvoor jij wordt benaderd. Maak foto’s, screenshots en/of omschrijf wat je opvalt.
Doe onderzoek naar de persoon die de offerte moet tekenen en de persoon, als dit iemand anders is, met wie je gaat samenwerken. Wat is hun achtergrond en wat is hun functie? Zoek naar informatie waarop je jouw offerte kunt toespitsen.

Heb je antwoord op alle vragen en je onderzoek gedaan?

Game time. Open een leeg word document of gebruik mijn template. Dit is een Google Doc die je zelf kunt kopiëren of downloaden als Word-bestand.

 

Stap 2: Benadruk de pijn

Skip eerst het voorblad en de inhoudsopgave. Dat doen we later. Je gaat beginnen met de kern van je offerte. We gaan de vinger op de pijnlijke plekken van je klant drukken, ofwel de problemen benadrukken die er spelen. En dan je oplossing beschrijven.

Het is overigens niet nodig om een briljant copywriter te zijn om sterke offertes te maken. Gebruik dat dan ook niet als excuus om niet je best te doen. Ik laat je in deze blog zien hoe je teksten schrijft die raak schieten, ook al zit er hier en daar een spelfout of grammaticale incorrectheid.

Maar laten we eerst een voorbeeld gebruiken van de fictieve Dee Signer, een vormgever (jaja, creatief bedacht) die in gesprek is met de eigenaar van een webshop – laten we hem Henk noemen.

Henk vertelt Dee dat hij een nieuw design zoekt. Hij merkt namelijk dat de bezoekersaantallen stabiel zijn, maar het aantal klanten daalt. Henk heeft het vermoeden dat dit komt omdat het design, met name van het afrekenproces, niet optimaal is.

Dee gaat direct aan de slag met de offerte. Ze kan er nu voor kiezen om een hoofdstuk op te nemen in de offerte als:

“Nieuw design voor webshop maken”

Maar roept deze titel iets in jou op? Het informeert. Maar pakt het je ook? 

Niet echt. 

Wat Dee ook kan doen is de pijn belichten in de titel. Dat klinkt wreed, maar het is precies wat Henk wil lezen. Henk wil namelijk bewust of onbewust zien dat Dee begrijpt waarom er een nieuw design moet komen. 

Een beter kopje is dan:

“Probleem: een dalend aantal klanten”

Die komt binnen. Want dit is precies wat de pijn is bij Henk. 

Dit is niet het enige dat Dee analyseert uit het gesprek. Ze haalt ook uit het gesprek dat:

• De vorige designer per direct geen tijd meer beschikbaar had
• De grootste concurrent een nieuwe shop heeft met een verbeterd design
• Meerdere klanten aangeven het afrekenproces niet te begrijpen

Daarom zet ze dit om in de volgende kopjes:

• Probleem: geen designer die werkt aan de verbetering van de shop
• Probleem: klanten stappen over naar de concurrent
• Probleem: bezoekers haken af tijdens het afrekenen

Elk van de bovenstaande kopjes gaat Dee uitschrijven in de vorm van de oplossing die zij biedt, ik laat je zo zien hoe. 

Het effect is dat Henk precies zijn pijn terugleest in de offerte. Zo weet hij dat Dee heeft opgelet. Belangrijker nog: ze heeft Henk zijn aandacht. Hij ziet de problemen in de letterlijke woorden zoals hij ze nu ervaart.

Probeer ditzelfde principe in jouw offertes toe te passen. Omschrijf de pijn in je koppen en pak de aandacht. Daarna ga je de interesse opwekken. Dat doe je door te omschrijven hoe je de pijn van jouw klant gaat oplossen.

Stap 3: Omschrijf hoe jij de pijn oplost

De problemen die je hebt benadrukt in het stuk hierboven ga je nu oplossen. Met jouw oplossing ga je de pijn verzachten en wil je jouw klant overtuigen om jou de opdracht te geven. Daarom geef ik je nog vijf tips waarmee je zorgt dat de potentiële klant niet eens dénkt aan afhaken.

Tip 1: Voordelen, geen features

Er is een grote doorbraak die je kunt maken in je copywriting skills. De meeste mensen schrijven van natura namelijk hun teksten rondom features. Terwijl voordelen sterker zijn.

Ik geef je twee zinnen als voorbeeld. Oordeel jij maar welke sterker is:

“Jellow heeft 50.000 freelancers in haar bestand”

“Bij Jellow vind je in vijf minuten de juiste freelancer”

De eerste zin draait om een feature. De tweede om een voordeel.

Ik denk dat hier wel duidelijk is wat beter werkt.

Kijk eens voor de grap naar de offerte die je als laatst hebt verstuurd. Lees de teksten. Lees je vooral features? Of lees je voornamelijk voordelen?

Tip 2: Schrijf overtuigend

Als ondernemende freelancer huur ik ook regelmatig mensen in. De offertes die ik krijg hebben vaak een ding gemeen: ze zijn saai. Informerend, dat wel, maar ronduit saai.

Op één of andere manier krijgen mensen het benauwd als ze hun diensten uitleggen aan een klant en daar een prijs voor moeten vragen. Het gevolg is dat ze dichtklappen en de zinnen zonder enig leven op papier zetten.

Een offerte moet natuurlijk uitleggen wat je doet. Maar het moet er vooral voor zorgen dat de lezer een handtekening zet. Je kunt er vanuit gaan dat naast jouw offerte altijd twee andere offertes liggen. 

De offerte die het meest overtuigt, krijgt de handtekening. 

Dus: blaas leven in je offerte. Hieronder benoem ik het verschil wanneer je offerte overtuigend is.

Goed: informeren
Beter: enthousiasmeren

Goed: uitleggen hoe de samenwerking eruit gaat zien
Beter: uitleggen wat de samenwerking gaat opleveren

Goed: correct Nederlands gebruiken
Beter: je eigen woorden gebruiken – schrijf zoals je spreekt

Durf wat persoonlijkheid toe te voegen en dappere claims te doen. Toon ambitie. Schrijf teksten die blijven hangen. 

Op één of andere manier krijgen mensen het benauwd als ze hun diensten uitleggen aan een klant en daar een prijs voor moeten vragen.

 

Tip 3: Clarity over clever

Maar sla ook niet door in de creativiteit. Soms zie ik offertes vol met jargon, artistieke foto’s en een opmaak waar ik duizelig van word. Onthoud: clarity over clever. 

Zorg dat de teksten die je schrijft honderd procent helder zijn voor de lezer. Lees je tekst eens hardop terug. Hapert ie ergens? Ontstaat er een vraagteken in je hoofd? Herschrijf de tekst. Maak het helder. 

Tip 4: Houd de zinnen en alinea’s kort

Houd als stelregel dat een zin niet langer mag zijn dan een regel. Een alinea is drie tot vijf regels. Daarna volgt een enter. 

Je schrijft geen boek. Ook is de schooltijd voorbij waar je minimaal 5.000 woorden moest halen voor een voldoende. 

Wees dus beknopt en houd je teksten scanbaar. Maar bovenal leesbaar. 

Tip 5: Maximaal één pagina per onderwerp

Voor mijzelf houd ik altijd aan dat ik niet langer dan één pagina schrijf over een specifiek onderwerp. Meestal zet ik ook niet twee onderwerpen op dezelfde pagina. Op deze manier houd je je document overzichtelijk. Elk kopje krijgt zo maximaal de ruimte om impact te maken.

Soms heb je niet veel tekst nodig. Of soms is de tekst op zichzelf niet overtuigend genoeg. In zulke gevallen voeg je afbeeldingen toe. Niet om de ruimte op te vullen, maar om je offerte tot leven te brengen.

Stap 4: Maak het visueel

Sterke tekst is krachtig. Onderbouw je tekst met afbeeldingen? Nog krachtiger. Als jouw lezer ziet wat jij uitlegt, creëer je een beeld dat de lezer niet vergeet. 

Maar nu eerst even terug naar het voorbeeld van Dee de designer en Henk de webshopeigenaar. Henk gaf aan dat steeds meer mensen afhaken in het afrekenproces, ook wel checkout genoemd in jargon. 

Dee heeft doorgevraagd wat Henk denkt dat specifiek het probleem is. Ze belicht dit probleem, de gevolgen van het probleem en maakt met een screenshot duidelijk waar het probleem zich designtechnisch bevindt. 

Zie onderstaande pagina uit haar offerte.

Dee zou nu verder kunnen gaan in de visuele ondersteuning door een schets te maken van hoe zij het afrekenproces voor haar ziet. Op deze manier krijgt Henk direct een beeld bij Dee haar denkwijze en hoe zijn checkout er gaat uitzien.

Zou je de bovenstaande tekst lezen zonder de afbeeldingen? Of zou je niet echt een voorstelling hebben bij Dee haar ideeën? Een simpel screenshotje of een schetsje doen vaak wonderen.

Stap 5: Laat je proces zien

Nu je de problemen van je klant hebt uitgeschreven en de oplossingen die je biedt, wil je het proces inzichtelijk maken. Vertel je klant niet alleen wat je gaat doen, maar ook hoe je het gaat doen. Zo maak je de samenwerking tastbaar. 

Ook hier raad ik aan visuele elementen te gebruiken. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld Google Presentaties om snelle tekeningen te maken voor mijn offertes.

Hieronder een voorbeeld van de eerste twee stappen uit Dee haar designproces:

Dee gebruikt in haar uitleg over werkproces scanbare kopjes, korte zinnen en korte alinea’s. Met ondersteunende afbeeldingen die de tekst tot leven brengen. 

Misschien heb je foto’s die je proces uitleggen. Misschien kun je mooi tekenen. Wellicht kun je zelfs video’s maken en via een screenshot naar je video met uitleg linken. Doe whatever werkt voor jou. Het doel is dat dit je klant overtuigt.

Stap 6: Vertel waarom jij de juiste persoon bent

Je hebt de lezer van je offerte nu te pakken. Ze voelen de pijn en begrijpen de oplossing. De vraag die je nu wilt beantwoorden is: waarom jij?

Waarom ben jij de juiste freelancer voor deze job?

Neem een pagina op in je offerte die deze vraag beantwoordt. Deze pagina bevat de volgende elementen:

Een foto van jou

Zorg voor een foto die vertrouwen uitstraalt. De persoon op de foto moet iemand zijn met wie mensen zaken willen doen. Een glimlach, zelfvertrouwen en professionele kwaliteit is wat je wilt laten zien.

Jouw achtergrondverhaal

Leg uit waarom je doet wat je doet. Hoe ben je begonnen met je vak? Wat motiveert jou? Besteed hier twee tot drie alinea’s aan. 

Een opscheprondje

Wij Nederlanders zijn nogal bescheiden. Weet je wat niet overtuigt? Juist dat. Schep even op over bijvoorbeeld: 

• hoe lang je al je werk doet
• voor wie je al hebt gewerkt
• welke complimenten andere opdrachtgevers je geven
• welke resultaten je werk hebben opgeleverd
• hoeveel aanvragen je per jaar krijgt

Hiermee creëer je autoriteit en wek je schaarste op. Dit laat zien dat jij de autoriteit bent.

Stap 7: Laat zien dat andere mensen jou de juiste persoon vinden

Wanneer je langs een restaurant loopt en deze zit helemaal leeg, kijk je eerst even wat voor reviews mensen geven. Zit het restaurant op één tafeltje na vol? Dan kun je niet snel genoeg naar binnen. 

Dit noemen we social proof. Als andere mensen iets doen, zal het wel goed zijn, is de gedachte erachter. Dit is ook een van de principes van Robert Cialdini. Ben je niet bekend met Cialdini, zoek hem dan eens op als je je offerte schrijft. Hij heeft een aantal principes uitgeschreven die mensen overtuigen. 

Wat je wilt doen:

• plaats quotes van klanten over jullie samenwerking
• laat met logo’s zien voor wie je hebt gewerkt
• neem een case study op van een vergelijkbare case

Zorg dat je lezer onder de indruk raakt van de mensen met wie je samenwerkt en wat ze over je zeggen. Dat is sterker dan wanneer jij dat zegt.

Als we punt 6 en 7 bijeen voegen, zou Dee haar ‘over mij’ pagina er zo uit kunnen zien:

Stap 8: Maak je pricing glashelder

Als het goed is heb je nu je lezer overtuigt met je kunnen en wie je bent. Er staat niet veel meer tussen jouw pitch en de handtekening. Behalve één dingetje. Je zult nog antwoord moeten geven op de volgende vraag:

“Wat kost dat dan?”

Voor je hier je standaard riedeltje met uurtarieven plakt, wil ik je even uitdagen om na te denken vanuit het perspectief van de lezer: je potentiële klant. 

Denk vanuit de lezer

De meeste freelancers communiceren hun uurtarief namelijk zoals zij het zelf handig vinden, of zoals ze denken dat de markt werkt. Maar dat is niet hoe je lezer denkt. Je lezer is iemand die een probleem heeft en een bepaald budget in zijn of haar hoofd heeft om dat probleem op te lossen.

Maak niet de fout door simpelweg te zeggen “mijn uurtarief is 75 euro en elke maand worden de gemaakte uren gefactureerd”. Daar kan de lezer niks mee. 

Als het goed is heb je tijdens de voorbereiding doorgevraagd over de budgetten die beschikbaar zijn. Zorg nu dat je een helder prijsmodel opneemt die deze budgetten weerspiegelen. 

Fixed Fee

Had de klant rond de €5.000 in gedachten voor een redesign van de checkout?

Als dit overeenkomt met het aantal uren dat je ongeveer schat te maken, overweeg dan een fixed fee van €5.000. Zo krijg je geen vragen als “wat gebeurt er als je meer uren nodig hebt?”. Je krijgt dan überhaupt geen vragen. De lezer hoeft niet eens meer na te denken over de prijs, het is namelijk precies wat hij of zij al in gedachten had. 

Staffel maken

Besluit je, net als Dee, dat je dat niet aandurft, dan kun je ook een staffel maken en helder uitleggen in een overzichtelijk tabel. Hoe ik dit in het voorbeeld van Dee heb gedaan:

Houd het simpel en binnen de kaders waar je klant aan zit te denken qua budget.

Stap 9: Vat je verhaal samen in de intro

In tegenstelling tot de volgorde van hoe je het zou verwachten, ga je nu de eerste pagina schrijven. Nu weet je namelijk precies wat de inhoud van je offerte is. Dat maakt een samenvatting en het schrijven van je introductie een stuk makkelijker. 

Vijf dingen die ik zelf toepas en waarom ik dat doe:

• Skip het voorblad. Val direct met de deur in huis. 
• Houd de intro op één pagina. Snelle beslissers zouden in theorie op basis van deze ene pagina al een handtekening kunnen zetten.
• Maak het persoonlijk. Spreek de lezer aan en haak in op waar je vorige gesprek is geëindigd. 
• Deel de drie dingen die de meeste impact gaan hebben. En noem het effect ervan. De lezer ziet zo meteen wat jij aan waarde gaat leveren
• Sluit af met een call-to-action, ofwel een oproep tot actie. Ik stel meestal voor om een vervolggesprek te plannen om de offerte te bespreken. 

Hoe de intro er voor Dee zou kunnen uitzien:

Als het goed is heb je nu een complete offerte. Niet te lang, niet te saai. Klaar om naar je klant te sturen. Even in een mailtje als bijlage en dan – weekend!

Of toch niet? Wacht even.

Je offerte verkoopt jouw diensten. Maar de mail die je stuurt, verkoopt de offerte.

Stap 10: Schrijf een steengoede begeleidende mail

Het kan best zijn dat jouw klant meerdere offertes krijgt. Of dat jouw offerte wordt geforward naar collega’s of naar de beslisser, misschien wel de directeur. Daarom wil je de mail schrijven op een manier dat de ontvanger niet kan wachten om je offerte te lezen. 

Hoe je dat doet?

Pak eerst de aandacht. Schrijf een onderwerp die duidelijk is, maar uitnodigt om te openen. Bijvoorbeeld:

Dus niet: “Samenwerking”
Iets beter: “Samenwerkingsvoorstel Dee & Henk”

Bingo: “20% meer omzet – samenwerkingsvoorstel Dee & Henk” 

Daarna wil je de interesse wekken in je e-mail zelf. Dit doe je door te teasen. Zorgen dat je de e-mail lezers zo jouw offerte insluist. 

Een voorbeeld van zo’n pakkende e-mail:

De mail is kort, concreet en uitnodigend. Lange mails worden namelijk later wel gelezen. Ofwel: je komt op een stapel. Mails als hierboven geven de ontvanger geen excuus om hem niet te lezen.

Je mag verwachten dat je binnen een paar dagen reactie krijgt op je voorstel. Is dat niet zo? Ga er dan niet achteraan mailen. Als je iets wilt van iemand: bel. 

In het slechtste geval krijg je een afwijzing te horen. Je hebt dan in ieder geval de kans om de reden te vragen. Maar ik kan je garanderen, heb je bovenstaande stappen gevolgd, aan de offerte ligt het niet. ;-)

Template: offerte voor freelancers

Wil je zelf aan de slag met deze kennis? Voel je vrij Edwin zijn offerte template te gebruiken. Open de volgende link, maak een kopie of download het bestand als Word document: OFFERTE TEMPLATE.

Vond je deze tips waardevol? Volg Edwin op Linkedin, waar hij dagelijks inzichten deelt voor freelancers.

Gratis het offertetemplate voor een winnende offerte ontvangen? Download hem hier!

Ontvang jouw gratis offertetemplate