In de vorige vijf artikelen zijn we ingegaan op elementaire stappen om als organisatie tot een ideale freelance funnel te komen. Het fundament voor een professioneel inhuurproces voor freelancers. In dit artikel gaan we in op de stappen die je moet zetten als organisatie en de vragen die je hierbij zou moeten stellen.
Efficiënt inhuurproces van freelancers
Waarom is bij bijna ieder bedrijf wel vastgelegd hoe de werving en selectie van vaste arbeidskrachten moet verlopen, maar ontbreekt dit nog maar al te vaak bij de inhuur van freelancers? Als je als marketingmanager op zoek bent naar een freelance specialist in conversieoptimalisatie, dan wil je die specialist liever vandaag dan morgen bij je team hebben. Daarbij moet de papierwinkel liefst ook zo snel en efficiënt mogelijk geregeld zijn. Een rommelig inhuurproces kost namelijk geld, zorgt voor ergernis en komt niet professioneel over. Dit moet anders, maar wat heb je hiervoor nodig?
Als organisatie streef je naar een gestandaardiseerd inhuurproces voor freelancers. Hierbij ben je verzekerd dat verantwoordelijkheden zijn belegd, een proces stap voor stap is uitgeschreven en dat iedereen weet wat en wanneer gebeurt. Stel daarom een standaardproces op waarin je de standaardzaken van je wervingsprocedure uitlicht. Zowel binnen de organisatie als daarbuiten. De freelancer wil namelijk ook zelf weten waar hij of zij aan toe is.
Vooral in deze krappe arbeidsmarkt is het belangrijk om als organisatie een voorsprong te hebben in het aantrekken van het juiste talent om resultaten te kunnen behalen. Employer branding is de laatste jaren steeds belangrijker geworden. Het kan een doorslaggevende factor zijn in het vinden van schaars talent. Waar sta je voor en hoe bewijs je dat? Dit heeft direct invloed op je mogelijkheden om de beste kandidaten (vast of freelance) aan je te binden voor openstaande vacatures en opdrachten.
“Er is iemand die zich hiervoor verantwoordelijk moet voelen en eens in de organisatie duikt, en zich afvraagt: hoe loopt onze standaardprocedure nu? Dat die dat een keer zwart-op-wit zet, dat de organisatie weer inbrengt en zegt: freelancers inhuren doen wij zo“
Stel jezelf (én je organisatie) de volgende vragen
Cruciaal voor de ideale freelance funnel is een document waarin je vastlegt hoe het standaard inhuurproces verloopt. Dit standaardproces benoem je in je opdrachtomschrijvingen en zeker ook op je freelancen-bij-pagina. Verantwoordelijkheden kun je toewijzen, maar ze moeten daarna ook worden genomen binnen de organisatie. Dit kan zowel bij Inkoop als HRM belegd worden, waarbij bijvoorbeeld marketing verantwoordelijk is voor de employer branding.
Om een professioneel inhuurproces op te zetten is het belangrijk om als organisatie met antwoorden te komen op de vragen die spelen in de markt en bij het (freelance) talent dat je aan wilt trekken. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Hoe werkt de wervingsprocedure?
- Hoeveel gesprekken zijn er en met wie?
- Hoe komen we tot een allesomvattende opdrachtomschrijving?
- Hoe lang duurt het gehele proces?
- Welke stappen ondernemen we bij een match?
- Welke documenten hebben we vooraf nodig van de freelancer?
- Wat doen we bij een afwijzing van de freelancers die afvallen?
- Wat doen we aan het einde van de opdracht?
- Hoe gaan we om met de freelancer tijdens de opdracht?
- Tussentijdse evaluaties
- Interne updates/onderdeel van het team
- Eén aanspreekpunt/verantwoordelijke vs meerderen voor belangrijke onderdelen van het proces, zoals:
- Wie is verantwoordelijk voor de onboarding?
- Wie is verantwoordelijk voor de facturatie?
- Wie is verantwoordelijk voor de offboarding?
Wanneer je de antwoorden weet, leg je dit vast in het document. Met dit document kun je de inhurende managers binnen je organisatie optimaal ondersteunen, zodat geen tijd en moeite verspild wordt.
Waar moet je beginnen?
Dit klinkt allemaal leuk in theorie, maar waar begin je nu? Wanneer de inhurende managers in je organisatie een freelancer zoeken, dan wil je graag dat dit proces op dezelfde manier verloopt. Dat dezelfde aanpak gehanteerd wordt, dezelfde afspraken gemaakt worden en de begeleiding van de freelancer op vergelijkbare wijze verloopt. Met een gestandaardiseerd document van het inhuurproces neem je de inhurende manager bij de hand, beleg je verantwoordelijkheden, houdt je tempo in het wervingsproces en zorg je er uiteindelijk voor dat de beste freelancer op de opdracht komt. Liefst met minimale moeite en zonder verlies van tijd.
We zien bij veel opdrachtgevers dat opdrachten vaak urgent zijn en dat werving en selectie van de juiste kandidaten veel tijd kost. Binnen Jellow spreken we dan ook veel opdrachtgevers en helpen we ze om stappen te zetten. De ideale freelance funnel is hierbij onmisbaar.
Eerdere artikelen over de ideale freelance funnel
In deze serie over de ideale freelance funnel hebben we al 5 fases besproken. Lees ze hier terug:
- Start met een freelancen-bij-pagina. Zie de freelancer als een naaste collega
- Bouw een eigen freelance pool. Verkort de lijnen met betere communicatie en slimmer netwerken
- Onderhoud relaties met betrokken freelancers voor toekomstige samenwerkingen
- Anticipeer op toekomstige freelance profielen. Innovatieve ideeën om in andere vijvers te vissen
- Verbeter je opdrachtomschrijving. Voorkom ruis, wees helder in je verwachting en het eindresultaat voor de beste start van de opdracht
- Verduidelijk je inhuurproces. Wijs rollen en verantwoordelijkheden aan voor structurele professionele en efficiënte samenwerkingen met freelancers
Download de checklist
Alle stappen voor de ideale freelance funnel vind je ook in een overzichtelijke checklist. Dit helpt je om als werkgever én opdrachtgever slimmer en eenvoudiger freelancers te vinden en binden. Zo heb je de tips en checks altijd bij de hand. Download de checklist De ideale freelance funnel.
