Als freelancer ben je letterlijk een bedrijf op jezelf. Andere bedrijven hebben verschillende werknemers met hun eigen specialiteit: boekhouders, grafisch ontwerpers, project managers, … Een freelancer moet het allemaal op zichzelf doen. En of er veel is om aan te denken: opdrachten zoeken, plannen, uitvoeren, jezelf verkopen, je administratie verwerken, overleggen met teamgenoten etc.
Gelukkig barst het wereldwijde web van de handige tools en producten om het leven als freelancer gemakkelijker te maken. We lijsten per categorie telkens drie populaire webtools of apps op die je productiviteit aanzienlijk verhogen en dus kostbare factureerbare tijd vrijmaken.
1. CRM (Customer Relationship Management)
Wanneer je werkt voor meer klanten dan je op twee handen kan tellen, is een duidelijke structuur en organisatie van groot belang. Een CRM zorgt ervoor dat je het helikopterzicht van je prospecten en klanten blijft behouden.
2. Projectmanagement en planning
Projectmanagement
Een freelancer neemt verschillende functies op zich, zo ook die van projectmanager. Gantt charts en scrum boards helpen je al een heel eind op weg maar er bestaan ook kant en klare online oplossingen waarmee je projecten en planning nauwgezet kan bijhouden. Niet enkel handig voor de freelancers op zichzelf, maar ook om de status van projecten die in teamverband gebeuren op te volgen.
Planning
Deadlines, meetings, netwerkevenementen, … Als freelancer moet je je eigen planning beheren en in de gaten houden. Belangrijk dus dat je alles structureel bijhoudt. Voor de fans van lijstjes en dingen noteren is een papieren agenda een must, anderen werken gemakkelijker met een online agenda. Natuurlijk kom je al een heel eind met de standaard kalenders van Apple, Google en Outlook maar er bestaan ook online kalenders die verder gaan dan een puur digitale kalender. Zo kan je bijvoorbeeld met een aantal tools gemakkelijker je beschikbare timeslots delen om snel tot een afspraak te komen. De meeste CRM pakketten hebben ook koppelingen met verschillende kalenders.
Notities & lijstjes
Als freelancer heb je verschillende zaken aan je hoofd. Alles proberen onthouden? Onmogelijk en niet zonder risico. Ook hier kan je met de bestaande tools van Google, Apple en Microsoft je plan trekken maar er bestaan ook verschillende tools waarmee je nog meer orde in de chaos kan scheppen.
3. Tijdregistratie en productiviteit
Zowel voor jou als je opdrachtgever(s) is het nuttig om je tijdsbesteding te beheren. Dit kan ook met de meeste CRM-systemen. Als je geen CRM hebt, kan je met de hulp van volgende hulpmiddelen eenvoudig je tijd registeren per opdracht.
Of je nu thuis, op kantoor of in een koffiebar werkt, er zal altijd afleiding zijn. Hoe blijf je gefocust op je taken?
Meer tips nodig om jouw productiviteit te verhogen? Lees dan zeker ons blogartikel over over uitstelgedrag en hoe je er tegen vecht (en wint!).
4. Boekhouding, facturatie en onkosten
Een grote tijdverslinder voor freelancers is vaak alles wat met boekhouding te maken heeft. Opstellen van facturen, opvolgen van betalingen, onkosten bijhouden: een hele administratieve rompslomp. Volgende online tools maken het leven van elke freelancers gemakkelijker.
E-facturatie en opvolging betalingen
Onkostenverwerking
Online accounting en financiële rapportage
5. Grafisch ontwerp
Van een visitekaartje tot een presentatie, je hebt altijd wel ergens een grafisch ontwerp nodig. Voor de experts zijn er uitgebreide, professionele online programma’s. Heb je grafische skills maar geen budget om een ontwerper onder de arm te nemen? Er bestaan ook alternatieven om op 1-2-3 zelf een visual uit de mouw te schudden.
Als freelance content marketeer of designer zijn foto's en video's onmisbaar. Waar vind je kwalitatieve en bruikbare stockfoto's?
6. Communicatie
Communicatie is key, dat spreekt voor zich. Duidelijke en transparante communicatie tussen opdrachtgevers, freelancers of teamleden is cruciaal om alles vlot te laten verlopen.
Mailverkeer
Mailen neemt ongetwijfeld een groot deel van de dagdagelijkse taken van een freelancer in. Heb je een naam voor je eigen bedrijf? Denk dan eens aan een e-mailadres op naam van je bedrijf, dit komt professioneler over. De e-mail services van Apple, Google en Outlook bieden allemaal de mogelijkheid om met één bedrijfsaccount meerdere e-mailadressen te creëren en te beheren, zoals: [email protected], [email protected], [email protected]… Het gaat hier voor de duidelijkheid niet om aliassen van dezelfde mailbox maar om verschillende mailboxen zodat je ook mails kan uitsturen vanuit de verschillende e-mailadressen.
Ben je daarnaast ook op zoek naar een sterk (mass)mailplatform om bijvoorbeeld een groot aantal mails uit te sturen, het één en ander te automatiseren of belangrijke inzichten te krijgen, dan zijn de volgende tools zeker het bekijken waard.
Als je freelancer bent in (online) marketing en je beheerst deze tools, kan je ze ook meteen aan je cv toevoegen. Twee vliegen in één klap!
Teamoverleg
Je werkt als freelancer misschien niet als team, toch komt het vaak voor dat je bij een klant in teamverband wordt ingeschakeld. Daarbij kan het heel handig en professioneel zijn om een efficiënte communicatietool te hanteren. Los van de gekende Apple, Google en Outlook chat/audio/videotools bestaan er ook nog andere opties.
Cloud & file sharing
Je werkdocumenten opslaan in de cloud heeft meerdere voordelen. Zo kan je op een gemakkelijke manier documenten delen met opdrachtgevers en/of teamgenoten, en je geraakt je documenten niet kwijt.
7. Surveys
Het kan tijdens de voorbereiding van een freelance project wel eens voorkomen dat je mensen moet bevragen. Online enquêtes zijn hier een ideale oplossing voor. Daarnaast kan je dit soort tools meteen gebruiken om tevredenheidsenquêtes voor je eigen werk op te stellen.
8. Opdrachten
Last but not least: als freelancer is het vooral belangrijk dat je voldoende opdrachten kan uitvoeren. De beste bron van opdrachten is je eigen netwerk. Dat netwerk kan je opbouwen door je benen vanonder je lijf te netwerken gewapend met een traditioneel visitekaartje. In dit digitaal tijdperk is het echter sterk aangewezen ook online aanwezig te zijn. Het is verstandig om je aan te melden op verschillende online platforms zodat opdrachtgevers je gemakkelijk kunnen vinden.
Er zijn uiteraard ook nog andere online manieren om jezelf (of je product) te tonen aan de buitenwereld. Sociale media zijn niet meer weg te denken, maar ook een website kan je als paradepaardje gebruiken. Zeker als je producten of diensten online wil verkopen.
Geen kaas gegeten van webdevelopment? Je hebt een beperkt budget of geen zin om er uren werk in de steken? Er bestaan gelukkig heel wat tools waarmee je gemakkelijk en gratis (of relatief goedkoop) een website of webshop op je scherm tovert.
Meer tips om freelance opdrachten te scoren vind je hier.
Mist er volgens jou nog een tool in het lijstje die voor jou het leven als freelancers gemakkelijker maakt? Laat het ons dan zeker weten!
