Wat is een marktconform tarief dat je als freelancer kan vragen zonder het schaamrood op de wangen te krijgen? Het is een van de vragen waar zowel startende als meer ervaren freelancers hun hoofd over breken. De keuze voor een juist tarief is natuurlijk een heel belangrijke beslissing: bij een te hoog tarief kan het zijn dat een opdrachtgever een andere freelancer kiest omdat die dezelfde kennis aan een scherper tarief kan aanbieden. Anderzijds moet je ook oppassen dat je tarief niet te laag ligt. Dan verlies je geloofwaardigheid en bestaat de kans dat een opdrachtgever je kennen en kunnen in vraag stelt.

Een freelancetarief wordt beïnvloed door diverse factoren. We zetten ze op een rijtje en geven je een vijfstappenplan dat je kan volgen richting jouw ideale tarief.

Factoren die je tarief beïnvloeden

Een freelancetarief bepaal je niet zomaar met de natte vinger. Het is een doordachte beslissing waarop heel wat factoren een invloed hebben. Maar wat zijn de meest invloedrijke elementen?

De sector:

De sector waarin je als freelancer aan de slag gaat is een belangrijke factor waarmee je rekening mee moet houden. Zo staan de banken-, chemie- en farmasector bekend als sectoren die goed betalen. Daar kan je als freelancer dan ook een hoger tarief hanteren. Andere sectoren zoals maatschappelijke dienstverlening zonder huisvesting, en inzamelen en verwerken van afval staan gekend als sectoren die minder goed betalen. Jaarlijks brengt UNIZO een rapport uit waarin ze de tendensen in de freelancemarkt in beeld brengen. Een van de topics is de tariefverdeling per sector. Indien je zelf niet goed weet welke prijs gangbaar is in jouw sector, is het zeker de moeite waard om dat rapport eens door te nemen.

De klant:

Vervolgens heb je de aard van de klant. Die kan ook een grote invloed hebben op de prijs die je hanteert. Wanneer je voor een nieuwe opdracht onderhandelt met grotere ondernemingen zoals multinationals kunnen zij vaak net iets meer bieden dan wanneer je in gesprek bent met een kleiner bedrijf zoals een start-up. De grootte van het bedrijf waarvoor je werkt heeft zeker een invloed op de prijs die je kan vragen.

Ook kan de naamsbekendheid en referentiewaarde van die klant een belangrijke rol spelen bij het prikken van je tarief. Wanneer je affiniteit met het bedrijf hoog is of wanneer het bedrijf een gekende naam heeft die een mooie referentie biedt, kan het zijn dat je als freelancer bereid bent je prijs iets te laten zakken. Een gekende naam toevoegen aan je portfolio kan namelijk toekomstige opdrachtgevers overtuigen om met jou te gaan samenwerken. De referentie heeft in dat geval dus een bepaalde waarde voor jou en die breng je in mindering bij je standaardtarief.

De werklocatie en regio:

Ga je de opdracht uitvoeren van thuis uit of moet je dagelijks naar je klant op kantoor? Beide situaties hebben een verschillende invloed op je tarief. Wanneer je thuis werkt zal de kost van je nutsvoorzieningen hoger liggen en dat zal je bijgevolg ook moeten doorrekenen. Indien je op kantoor bij de klant aan de slag gaat, zal de kost van je woon-werkverkeer een grotere rol spelen. Dat zijn belangrijke kostenposten waar je rekening mee moet houden.

Ook kan de regio een rechtstreekse invloed hebben op je freelancetarief. Zo is het geweten dat bedrijven in metropolen zoals Parijs, Londen, New York en zelfs Brussel vaak beter betalen dan elders. Daar kan je dan bijgevolg je tarief ook iets verhogen.

Concullega freelancer:

Prijszetting in haar eenvoud is een beslissing gestuurd door vraag en aanbod. Wanneer een opdrachtgever de freelancers voor zijn vacature voor het kiezen heeft, wordt het tarief steeds belangrijker. Een lager tarief vergeleken met je concurrenten kan dan in je voordeel spelen. Maar wanneer de freelanceconcurrentie laag is, sta je als freelancer sterker en kan je makkelijker je tarief naar boven bijstellen. Het is daarom belangrijk dat je jezelf als freelancer blijft ontwikkelen en onderscheiden van je concullega’s. Een belangrijke boodschap hierbij is: Concurreer niet op prijs maar op kwaliteit, enkel dat is een duurzame oplossing.

Eigen ervaring:

Aansluitend bij het vorige onderwerp is je ervaring als freelancer een van de belangrijkste factoren die meespelen bij het bepalen van je tarief. Je onderscheidt jezelf van andere freelancers door ervaring en kennis. Een freelancer met een hele rugzak aan professionele ervaring kan een hoger tarief hanteren in vergelijking met iemand die net van de schoolbanken komt. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat ervaring zorgt voor zelfstandigheid, betere inzichten en oplossingen en tot slot een efficiëntere aanpak. Dat is uiteraard een veralgemening en is niet altijd van toepassing.

Duur van de opdracht

Tot slot heeft de duur van de opdracht ook een invloed op het tarief dat je vraagt per uur of per dag. Voor langere opdrachten zie je dat freelancers hun tarief sneller naar beneden aanpassen. De verklaring daarvoor is simpel: een langere opdracht biedt namelijk meer zekerheid. Je bent zeker dat je voor zo’n langere tijd een inkomen hebt en die zekerheid heeft een bepaalde waarde. Ook zal je door een langere opdracht aan te nemen minder tijd moeten investeren in het zoeken naar nieuwe klanten en het opmaken van offertes. Dat zijn dus werkuren die je moet maken, maar die je niet spendeert aan de opdracht van een klant en die dus ook niet factureerbaar zijn.

In 5 stappen naar het ideale tarief

Nu we de verschillende externe factoren in kaart gebracht hebben, komt volgende vraag: Hoe kies je nu het juiste tarief voor jouw situatie? In vijf stappen helpen we jou om een tarief op maat te bepalen.

Stap 1: Hoeveel wil je netto verdienen?

De eerste belangrijke vraag die je jezelf moet stellen is hoeveel je netto wil verdienen. Waarmee ben jij gelukkig en wat vind jij een eerlijke prijs voor het geleverde werk? Daarbij kan je mogelijks vergelijken met wat je voorheen verdiende toen je vast in dienst was. Dat kan je helpen om richting te geven aan je beslissing. Het is ook belangrijk dat je rekening houdt met voorgaande factoren. Factoren zoals vraag en aanbod, kennis, locatie, etc. spelen in deze fase van het proces een belangrijke rol.

Bekijk grondig hoe je levenspatroon er uitziet en ga na wat je maandelijks nodig hebt om aan je vooropgestelde noden te voldoen.

Stap 2: Wat zijn je kosten?

Nadat je voor jezelf hebt bepaald hoeveel je maandelijks of jaarlijks netto wil verdienen, is het belangrijk om je beroepskosten in kaart te brengen. Beroepskosten zijn de kosten die je maakt als freelancer en die kan je onderverdelen in twee grote groepen: vaste en variabele kosten.

Vaste kosten zijn de kosten die je altijd maakt ongeacht de opdracht. Dat kan gaan van de aankoop van een computer tot de technische tekenprogramma’s zoals AutoCAD of SolidWorks die je nodig hebt om je activiteiten uit te voeren. Die kosten worden niet beïnvloed door het aantal gepresteerde uren.

Vervolgens heb je ook variabele kosten. Dat is bijvoorbeeld de brandstof van je wagen die je verbruikt om je ter verplaatsen naar of tijdens je opdracht, of de energiefactuur wanneer je van thuis uit je activiteiten uitvoert. Die kosten zijn direct gelinkt aan het aantal uren dat je werkt en bijgevolg afhankelijk van de opdracht.

Het is belangrijk om de beide kostenvormen goed in kaart te brengen. Dat is net iets makkelijker voor de vaste kosten dan voor de variabele. Probeer echter toch een zo goed mogelijke prognose te maken van beide types. Beter te uitgebreid dan te beperkt. Zo kom je niet voor verassingen te staan.

Stap 3: Hoeveel uur kan/wil je werken?

De derde parameter die je nodig heb om je optimale tarief te bepalen is het aantal werkuren dat voor jou haalbaar is. Het is belangrijk om na te gaan hoeveel uren en dagen je wenst te presteren op jaarbasis. Wanneer je dat bepaalt moet je rekening houden met heel wat zaken. Zo zullen niet al je werkdagen factureerbaar zijn.

Allereerst moet je een deel van je tijd reserveren voor het uitvoeren van je administratie, je boekhouding, het zoeken naar nieuwe klanten en het opstellen van offertes. Al die taken kunnen een flinke hap uit je beschikbare tijd nemen. Tijd die je niet rechtstreeks kan doorrekenen aan klanten. Hou er rekening mee dat je als startende freelancer daar een groot deel van je factureerbare werktijd aan verliest, soms tot 30% van de totale werktijd.

Ook moet je rekening houden met je eigen ontwikkeling. Het volgen van opleidingen en netwerkevents vormen ook een onderdeel van het leven als freelancer.

Tot slot heb je als freelancer, net zoals elke andere werknemer, nood aan vakantie. Ga na hoeveel dagen je op jaarbasis aan vakantie wenst te besteden. Reserveer tot slot ook enkele dagen voor ziekte. Zo is de berekening van je freelancetarief met enige buffer opgesteld en hoef je je daar geen zorgen over te maken.

Het aantal werkdagen dat hierna overblijft zijn de werkdagen die je effectief kan werken en eventueel kan factureren aan je opdrachtgever.

Stap 4: Let’s do the math

Tijdens de vorige drie stappen van het proces brachten we alle parameters in kaart die nodig zijn bij het berekenen van een freelance uur- of dagtarief op maat. Nu start het iets saaiere wiskundige gedeelte met de verdere berekeningen.

Om een tarief te bekomen waar je rekening houdt met alle kosten die je maakt, tel je je totale kosten op bij je netto jaarinkomen dat je hebt bepaald. Zo zie je wat je zou moet verdienen om over te houden wat je vooropstelt en om met het overige je kosten te dekken. Dat is het eerste luik, maar we zijn er nog niet.

Weet dat je als freelancer verplicht bent om sociale bijdragen en belastingen te betalen op datgene dat je verdient. Grofweg hou je slechts 50 procent over van wat je werkelijk verdient. Daarom is het dus het makkelijkste dat je bij het berekenen van je tarief simpelweg de som van je netto loon en je geraamde kosten verdubbelt. Op die manier bekom je het jaarlijkse bedrag dat je bruto wenst te verdienen.

Vervolgens hoef je enkel dat brutoloon te delen door het aantal factureerbare werkdagen dat je als freelancer op jaarbasis vooropstelt. Daarna bekom je jouw ideale dagtarief. Wens je dat nog verder te herleiden naar een uurtarief? Dan kan je je dagtarief delen door het aantal uur dat je per dag wilt werken. Om dat eenvoudig aan te vatten kan je kiezen voor een standaard week van acht werkuren.

In formulevorm ziet de volledige berekening er zo uit:

Stap 5: Polsen bij andere freelancers

Na het maken van een eerste berekening is het natuurlijk belangrijk om af te toetsen in welke mate jouw tarief en ervaring matchen met de gangbare tarieven in de sector waar je werkt. Als je helemaal geen idee hebt wat de gangbare tarieven voor jouw beroep zijn, kan je je mogelijks best even informeren bij je collega-freelancers. Freelancers zijn vaak terughoudend om die stap te nemen terwijl dat hen in de beginfase zeker kan helpen.

Je kan ervan op aan dat andere freelancers in het verleden met dezelfde problemen hebben geworsteld. Hun input kan dus een gouden raad zijn. Met die info op zak kan je vervolgens uitdokteren of jouw berekende tarief haalbaar en aanvaardbaar is. Daarnaast kan je ook extra informatie inwinnen aan de hand van opgestelde rapporten en salariscompassen die beschikbaar zijn over de freelancemarkt.

Na het inwinnen van die extra informatie kan je voor jezelf aftoetsen of het door jou bepaalde tarief te hoog of te laag is. Vervolgens kan je zien of je best je tarief nog wat bijstuurt of niet. Nadien kan je dan snel de formule uitvoeren. Een praktisch tip: maak je voorgaande berekeningen in Excel. Daar reserveer je voor elke parameter een cel en zorg je door middel van de formule dat de uitkomst automatisch gegenereerd wordt. Op die manier kan je op een eenvoudige manier per parameter kleine aanpassingen uitvoeren op het moment dat je je tarief verder aan het finetunen bent.

Kies ik voor een uur-, dag- of projecttarief?

Een uur-, dagtarief of toch eerder projectprijs? Wanneer gebruik je best welke eenheid? In het geval dat je onderhandelt over een opdracht waarvan je moeilijk kan inschatten hoeveel uren je er aan zal besteden, werk je het beste met een uurprijs. Zo komt het niet voor dat je het werk onderschat en daardoor extra, onbetaald werk levert. In het geval van een beter afgebakende opdracht waar je weet hoeveel dagen je per week zal moeten werken, is het beter om je onderhandelingen aan te vatten met een dagprijs.

Werken met een projectprijs biedt ook heel wat voordelen. Zo weet de opdrachtgever exact hoeveel het hem zal kosten en dat kan een trigger zijn om voor jouw aanbod te kiezen. Daarnaast hoef je jezelf bij een projectprijs ook niet te verantwoorden voor je uurtarief en het aantal uren dat je spendeert aan de opdracht.

Wanneer je je tarief vastprikt en aan de slag gaat, is het belangrijk dat je daar zo weinig mogelijk van probeert af te wijken. Uiteraard proberen opdrachtgevers te onderhandelen over jouw freelancetarief voor hun opdracht. Probeer jezelf daar zo goed mogelijk tegen te wapenen en laat je niet doen. Interne concurrentie met andere freelancers kan de druk op je tarief naar beneden duwen. Probeer eerder te concurreren op vlak van kwaliteit in plaats van prijs. Dat is de duurzaamste oplossing. Een opdrachtgever moet beseffen dat tegenover de geleverde kwaliteit een juiste prijs staat. Want zoals ze zeggen: “When you pay peanuts, you get monkeys.”