Als freelancer ben je je eigen baas. Er is niemand die je constant op de vingers tikt om sneller of harder te werken. Je hebt weliswaar deadlines die je moet halen, maar die werk je af aan je eigen tempo. Maar soms komen ze opeens gevaarlijk dichtbij. Paniek! Je bent nog niet begonnen aan die ene opdracht die je overmorgen af moet hebben. Nervositeit en schuldgevoelens steken de kop op.
Herkenbare situatie? Geen zorgen, je bent niet alleen! Tijd om de koe bij de horens te vatten en komaf te maken met jouw uitstelgedrag.
Wat is uitstelgedrag?
Het lijkt misschien een banale vraag, maar vooraleer je een probleem effectief kan aanpakken is het belangrijk de oorzaak ervan te kennen. In dit geval van jouw uitstelgedrag. Het uitstellen van taken die je moet uitvoeren maar waar je om één of andere reden niet op tijd aan begint. Het lukt je niet om prioriteiten te stellen. En dat brengt je in lastige situaties. Maar waarom stel je nu eigenlijk uit?
Daar is helaas geen eenduidig antwoord op te formuleren. Iedereen heeft zijn of haar persoonlijke redenen voor uitstelgedrag. Een moeilijke opdracht, een deadline die ver in de toekomst ligt of een nieuwe, onbekende taak zijn stuk voor stuk redenen waarom je uitstelt. Maar de oorzaken kunnen ook veel persoonlijker zijn. Faalangst of onverwachte situaties in je privéleven wakkeren eveneens jouw uitstelgedrag aan.
Uiteindelijk zijn er duizend-en-een redenen waarom jij persoonlijk je werk uitstelt. Een serie op Netflix kijken, een wandeling maken of zelfs je bureau opruimen lijken op dat moment allemaal veel aantrekkelijker. Zolang je maar niet moet beginnen aan die ene taak. Vooraleer je echter begint met het zoeken naar oplossingen en tips, moet je goed weten wat bij jou aan de basis van je uitstelgedrag ligt. Dan pas kan je je gedrag effectief en succesvol aanpassen.
De gevolgen
Uitstelgedrag beïnvloedt zowel je carrière als je mentale welzijn. Door in te zoomen op de gevolgen ervan, willen we de impact aantonen die dat gedrag heeft op jou als freelancer.
Door opdrachten uit te stellen, is de kans groot dat je in de problemen komt wanneer je een deadline moet halen. Dat brengt je betrouwbaarheid en credibiliteit als freelancer in het gedrang. Opdrachtgevers krijgen het gevoel dat ze niet meer op je kunnen rekenen, zeker wanneer dat meerdere keren voorvalt. In het slechtste geval willen ze zelfs niet meer met jou samenwerken en gaan ze op zoek naar een betere partij. Deze negatieve invloed op je reputatie kan je missen als de pest.
Daarnaast brengt uitstellen ook heel wat stress, angst en schuldgevoelens met zich mee. Wanneer je uitstelt, wil dit namelijk niet per se zeggen dat je de opdracht niet wil maken. Nee. Er ligt een andere oorzaak aan de basis die ervoor zorgt dat je het even niet ziet zitten om eraan te beginnen. Hierdoor breng je jezelf in de problemen, waardoor je gestresseerd raakt. Vaak voel je je ook schuldig omdat je de opdrachtgever niet in de steek wil laten.
Angstgevoelens kunnen eveneens de kop opsteken wanneer je beseft dat je je tijd minder productief invult. En er is niets erger dan je hierover gefrustreerd te voelen. Want tijd kan je niet terugdraaien. Hoog tijd dus om komaf te maken met jouw uitstelgedrag!
Get things done
Laten we overgaan op een positieve noot. Hoe moet je jouw uitstelgedrag aanpakken? Eerst en vooral bepaal je wat de oorzaak is van jouw uitstellen. Daarna kan je pas uitmaken welke oplossingen voor jou kunnen werken. Hieronder staan enkele tips die je kan gebruiken om je gedrag aan te passen. Wees je er wel van bewust dat dit slechts suggesties zijn die niet bij iedereen in elke situatie van toepassing zijn. Ben je niet zeker of iets voor jou werkt? Probeer gerust die zaken uit die jou vooruit kunnen helpen! Er is niets mis met een beetje trial and error.
Deel een opdracht op in kleinere taken
Wanneer je een grote opdracht krijgt, kan het soms moeilijk zijn om het overzicht hierover te bewaren. Zo’n taak is daardoor makkelijk uit te stellen. Waar begin je mee? Wat doe je daarna? Hoe zorg je ervoor dat je zo efficiënt mogelijk aan de slag gaat?
Om op een doeltreffende manier aan het werk te gaan, kan je het project best opdelen in verschillende kleinere taken. Daardoor krijg je een duidelijk beeld van wat je nog te doen hebt en kan je doelgericht zaken afwerken. Een voorbeeld.
Ik paste deze techniek zelf toe bij het schrijven van deze blogpost. In mijn planning schreef ik niet gewoon ‘blogartikel schrijven’, maar deelde ik die taak op in volgende stukken:
- Research doen
- Skelet van het artikel opmaken
- Blog schrijven
- Afbeelding zoeken
- Titels en tussentitels schrijven
- Blogpost (laten) nalezen en aanpassen
- Laatste review en online plaatsen
Telkens wanneer ik een deeltje heb afgewerkt, vink ik dit af op mijn to-do lijst. Door deze vooruitgang te zien, voel ik me meer voldaan. Ik geraak vooruit en kom steeds dichter bij mijn uiteindelijke doel: deze blogpost schrijven.
Door die techniek te gebruiken bewaar je dus niet alleen een helder overzicht maar ga je jezelf ook beter motiveren.
Beloon jezelf
Wanneer het opdelen van je taken niet genoeg is om je te motiveren, kan je jezelf ook belonen. Telkens wanneer je een stuk hebt afgewerkt, beloon je jezelf. “Als ik die taak klaar heb, mag ik een aflevering op Netflix kijken.” Of “Na dat deel mag ik een stuk chocolade eten.” Whatever floats your boat. Zolang het je maar motiveert!
Maak een planning
Iets wat heel voor de hand liggend lijkt (maar het voor velen niet is), is het opstellen van een planning. Er zijn ontelbaar veel planners, zowel online als offline, die je hiervoor kan gebruiken. Het is een persoonlijke keuze of je dat op papier wilt doen of niet. Probeer gerust uit wat voor jou het beste werkt en laat je niet te veel beïnvloeden. Uiteindelijk ben jij degene die hiervan de vruchten moet plukken.
Wanneer je gekozen hebt welke methode je wil gebruiken, kan je aan de slag om je planning te maken. Zorg ervoor dat deadlines daarin duidelijk aangeduid zijn, zodat je weet hoe lang je hebt om een opdracht af te werken, en verdeel je taken over die periode. Een gouden tip: hou steeds genoeg ruimte zodat je in je planning kan schuiven. Onverwachte gebeurtenissen kunnen zich altijd voordoen. Hou daarmee dus rekening. Jezelf niet té vol plannen is de boodschap!
Bepaal wanneer je werkt
Workin’ 9 to 5 is iets wat je als freelancer vaak niet kent. Een duidelijk werkschema heb je niet. Dat maakt het moeilijk om te bepalen wanneer je wel of niet moet werken. Daarom kan het helpen om voor jezelf wel zo’n schema te maken. Bepaal wat het start- en einduur is van jouw werkdag. Dat kan voor elke dag van de week anders zijn en zal afhangen van welke momenten doorheen een dag jij het productiefst bent. Ben je een vroege vogel? Perfect! Plan je werkdag in van ‘s morgens vroeg en zorg ervoor dat je ‘s avonds niet te laat moet doorwerken. Eerder een nachtuil? Top! Verschuif je werkuren naar een later moment in de dag.
Je werkuren hoeven niet eens allemaal op elkaar te volgen. Werk je bijvoorbeeld drie opeenvolgende uren in de voormiddag en daarna nog eens drie in de namiddag en twee ‘s avonds? Zolang het voor jou maar werkt. Ook het aantal uur dat je per dag aan de slag gaat, kan je volledig zelf invullen. Meer uren wanneer je je extra gemotiveerd voelt en minder wanneer dit niet het geval is. Zorg ervoor dat er een duidelijke lijn is tussen de tijd die je besteedt aan werken en tijd die je besteedt aan ontspanning.
Hou hierbij wel rekening met de opdrachtgever waarvoor je werkt en de deadlines die je moet halen. De ene job kent meer flexibiliteit dan de andere. Pas je aan naargelang jouw werksituatie en haal het meeste uit je dag.
Neem pauzes
Er bestaan verschillende richtlijnen rond het nemen van pauzes. Werk maximum 30 minuten aan een stuk en neem daarna tien minuten pauze. Of werk niet langer dan een uur onafgebroken. Anderen zeggen dan weer dat je twee uur doorlopend aan de slag kunt gaan. Maar wat is nu ideaal?
Wat vast staat is dat pauzes nodig zijn om fris en gemotiveerd te blijven. Maar hoe lang je moet werken en hoe lang die pauzes moeten zijn, tja, dat hangt een beetje van jezelf af. Weet je niet hoe lang jij best ononderbroken werkt? Test het uit. Begin met een periode van 30 minuten, stel je wekker hierop in en bekijk hoe je je voelt wanneer die afloopt. Zit je aan je limiet? Dan is dat de ideale tijdspanne voor jou. Nog gemotiveerd om verder te werken? Probeer je wekker dan eens in te stellen op 45 tot 60 minuten. Doe deze test tot je vindt wat voor jou ideaal is.
Maar hoe lang moet je dan pauzeren? Hoe langer je werkt, hoe langer je pauze kan duren. Werk je 30 minuten non-stop? Denk dan aan een pauze tussen de vijf en tien minuten. Werk je eerder een uur of twee uur doorlopend? Dan zullen je pauzes eerder tussen een kwartier en een half uur duren.
Eat that frog
Misschien ken je deze uitdrukking wel. Het is namelijk een klassieker wanneer het aankomt op time management. Mark Twain was degene die de uitspraak leven in blies.
Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.
Of met andere woorden: begin je dag met een moeilijke of lastige taak om doorheen je dag meer energie te hebben om aan andere opdrachten te werken. Het ergste is namelijk al voorbij. Dit zorgt ervoor dat je andere taken minder gaat uitstellen omdat je begint met die waarmee je het meest moeite hebt. Begin je dag met het eten van een kikker (maar niet letterlijk) en motiveer jezelf om meer gedaan te krijgen.
Elimineer afleiding
Uitstelgedrag wordt vaak veroorzaakt door te veel afleiding. Zorg er daarom voor dat je hiervan zo weinig mogelijk last hebt. Zeker wanneer je je wil focussen op een bepaalde taak. Ben je iemand die altijd binnen de vijf minuten antwoordt op een mail? Dan is je mailbox voor jou een grote afleidende factor. Plan momenten in wanneer je je mail beantwoordt, zodat je dit niet steeds tussendoor doet.
Of kijk je meteen op wanneer het scherm van je smartphone oplicht? Leg hem dan buiten je gezichtsveld of zelfs in een andere kamer. Je kan je meldingen wel even checken wanneer je een pauze inplant. Er bestaan ook talloze focus-apps waarvan je gebruik kan maken. Denk hierbij aan de Forest-app waarbij je voor een zelfgekozen tijdsinterval een boom plant en in de tussentijd niet naar andere apps kan surfen. Want dan gaat je boom dood. Ideaal wanneer je niet van je smartphone kan blijven.
Er zijn natuurlijk nog heel wat verschillende afleidingen, maar bij elke van die factoren geldt hetzelfde: zorg ervoor dat je er niet direct mee geconfronteerd wordt. Ruim je (digitale) werkplek op. Hierdoor verhoogt je concentratie en kan je efficiënter aan de slag.
Vind een balans
Bij thuiswerken lijkt uitstellen nog makkelijker en concentreren moeilijker. Daarom kan het helpen om bij jou thuis een kantoorruimte na te bootsen. Dat stimuleert je productiviteit. Daarnaast zorgt het ook voor een duidelijkere scheiding tussen je werk en privéleven. Wanneer je telkens in de woonkamer of keuken werkt, kunnen die twee sneller in elkaar overlopen. Niet iedereen heeft echter de mogelijkheid om effectief een aparte kamer te gebruiken als werkplek. Het kan dan ook al helpen om bijvoorbeeld in je slaap- of woonkamer een hoekje in te richten dat je gebruikt om te werken.
Werken van thuis wil vaak zeggen dat je niet alleen bent. Familie of huisgenoten komen je te pas en te onpas storen. Lastig. Zeker wanneer je geconcentreerd bezig bent of in een videogesprek zit. Vermijd die situatie door simpelweg iets aan je deur te hangen wanneer je liever niet hebt dat er iemand binnenkomt. Of communiceer duidelijk met hen wanneer ze jou even met rust moeten laten. Duidelijke afspraken maken is hier noodzakelijk.
Maar vergeet vooral niet aan jezelf te denken. Sommige dagen lukt het allemaal wat beter dan anderen. Dat is bij iedereen zo. Pas je aan aan die dagen. Je uitstelgedrag aanpakken is een proces dat gebeurt met vallen en opstaan. Je zal jezelf nieuwe gewoontes moeten aanleren, wat niet altijd een evidentie is. Maar laat jezelf toe om af en toe te falen, want alleen op die manier kan je vooruitgang boeken.
