Als freelancer op vakantie gaan is niet altijd vanzelfsprekend. Of je ervoor kiest om wel of niet bereikbaar te zijn voor opdrachtgevers hangt in grote mate af van wat voor persoon je bent. Geeft een exotische vakantiebestemming je inspiratie voor projecten die je hebt lopen of maak je liever twee weken je hoofd helemaal leeg? Beide opties hebben hun voor- en nadelen. Welke vakantie je ook kiest, wij geven je 9 tips om er goed voorbereid aan te beginnen!
Tips voor bereikbare freelancers
Neem jij (een deel van) je werk mee op vakantie? Dan zijn deze tips voor jou!
1. Kijk na of je de juiste verzekering hebt
Als je op vakantie aan je opdrachten wil blijven werken, kan je natuurlijk niet zonder een aantal van je spullen. Maar een reis naar het buitenland brengt wel wat risico’s met zich mee: je laptop die kapot gaat in het bagageruim, belangrijke documenten die tijdens de reis verloren gaan of je smartphone die op je vakantiebestemming gestolen wordt. Met de juiste verzekering zijn je spullen ook in het buitenland veiliggesteld en word je voor ieder mogelijk verlies gecompenseerd. Kijk daarom enkele weken voor je vertrekt je verzekering nog eens goed na: het kan een grote invloed hebben op de uitkomst van je vakantie.
2. Overleg hoe je gaat communiceren
Wanneer je enkele honderden of zelfs duizenden kilometers van je normale werklocatie verwijderd bent, is het niet zo vanzelfsprekend om snel bij een klant binnen te springen om een aantal dingen te bespreken. Het is daarom handig om van tevoren met je opdrachtgever af te spreken hoe je elkaar gaat contacteren.
Een Skype-gesprek kan een goed idee zijn, op voorwaarde dat je vakantieplek een stabiele internetverbinding heeft. Je opdrachtgevers worden waarschijnlijk niet graag wakker gebeld om een opdracht te bespreken, dus telefoongesprekken zijn enkel een optie wanneer je in naburige tijdzones verblijft. E-mail lijkt in de meeste gevallen een veilige optie. Overleg voor de zekerheid steeds met je opdrachtgever zodat je niet voor verrassingen komt te staan wanneer je nergens bereik blijkt te hebben.
3. Maak tijd voor werk en ontspanning
Je neemt je werk dan wel mee op vakantie, maar dat wil niet per se zeggen dat je er constant mee bezig wil zijn. Het is daarom belangrijk dat je van tevoren een ruwe planning opstelt waarin je je werk- en vrije tijd op een gebalanceerde manier verdeelt.
Als je een vakantieganger bent die graag spontaan beslist om een museum te bezoeken of aan het strand te blijven liggen, hoef je natuurlijk niet heel je reis uit te plannen. Zorg gewoon dat je vaste momenten kiest waarop je je met je opdrachten bezighoudt. Op die manier voorkom je dat je werk je vakantie kaapt en hebben je opdrachtgevers meteen een idee van wanneer ze reactie kunnen verwachten.
4. Vind de perfecte werkplek
Net zoals het voor veel freelancers nodig is om thuis hun werk- van hun woonruimte te scheiden, kan je op vakantie ook een alternatieve werkplek opzoeken. Afhankelijk van waar in de wereld je vertoeft, zullen je opties sterk verschillen. In grote steden is het niet zo moeilijk om een gezellige koffiebar met gratis Wi-Fi of desnoods een internetcafé te vinden. Op meer afgelegen locaties zal je waarschijnlijk genoodzaakt zijn om een extra mobiele databundel aan te schaffen.
Als je liever aan een volwaardig bureau werkt, kan je overwegen om een lokale co-working space op te sporen. Samenzitten met andere freelancers kan goed zijn voor je productiviteit en misschien hou je er zelfs een aantal internationale connecties aan over. Blijf je in het binnenland maar wil je toch graag een co-working space bezoeken? We stelden een lijstje samen met de meest verrassende co-working spaces in Vlaanderen en Brussel!
Tips voor onbereikbare freelancers
Laat jij je werk thuis liggen wanneer je op vakantie vertrekt? Dan zijn deze tips voor jou!
1. Stel een afwezigheidsbericht in
We hoeven je niet te zeggen dat het een goed idee is om je klanten voor je vakantie op de hoogte te brengen van je nakende afwezigheid. Toch ga je bij je terugkomst waarschijnlijk heel wat e-mails in je inbox terugvinden: veel reclame en nieuwsbrieven, maar ook berichten van opdrachtgevers die je onbeschikbaarheid alweer vergeten zijn of zelfs uitnodigingen voor opdrachten van nieuwe klanten. Vergeet dus zeker geen out-of-officebericht in te stellen dat automatisch wordt verstuurd naar alle personen die je tijdens je vakantie hebben gemaild.
De toon van zo’n out-of-officemail kan sterk variëren. Afhankelijk van het imago dat je met je onderneming wil uitstralen, kan je voor een formele mededeling, een leuk berichtje of een droge mop kiezen. Wat je zeker moet vermelden, is de periode waarin je afwezig zal zijn. Zo hebben je contacten een idee van wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Of je vermeld dat je omwille van vakantie afwezig bent, is volledig aan jou. Je wil natuurlijk ook niet dat de verkeerde mensen te weten komen dat je voor een langere periode niet thuis zal zijn.
2. Pas je voicemail aan
Wanneer je beslist om je werk niet mee te nemen op vakantie, wil je natuurlijk ook niet gestoord worden door lastige vragen van opdrachtgevers die niet weten dat je onbeschikbaar bent. Spreek daarom een speciale voicemail in voor de periode die je op vakantie bent, zoals je out-of-office bericht voor e-mailverkeer. Als je in je voicemail laat weten dat je er even tussenuit bent geknepen, weet de beller meteen dat je niet beschikbaar bent en blijft hij of zij je niet contacteren. In plaats daarvan zullen ze als het belangrijk is een boodschap achterlaten op je voicemail, waar je na je vakantie dan meteen op kan inpikken.
3. Zet posts voor sociale media klaar
Als freelancer is het belangrijk om je online zichtbaarheid op peil te houden. Een duidelijke website of een gedetailleerd socialemediaprofiel is essentieel om potentiële opdrachtgevers een goede indruk te geven van je vaardigheden. Als jij iemand bent die regelmatig je sociale media updatet, zou het raar zijn mochten je volgers voor langere tijd niets van je horen. Zorg er daarom voor dat voordat je op vakantie vertrekt, je al een paar posts voorbereid.
Eén van de socialemediakanalen die je rechtstreeks toelaat om berichten voor een latere datum in te plannen, is Facebook. Op Twitter, Instagram en LinkedIn heb je deze functionaliteit niet, maar met (betalende) tools zoals Hootsuite of Kontentino kan je ook daar uitgesteld berichten posten. Als je liever geen geld uitgeeft aan het onderhouden van je sociale media kan je altijd aan een vriend of familielid vragen om tijdens je afwezigheid je voorbereidde berichten op je profiel te posten.
4. Schakel een collega-freelancer in
Wanneer je aan het begin van je vakantie merkt dat één of meerdere van je opdrachten toch dringende opvolging nodig hebben, kan je overwegen om een collega-freelancer als back-up in te schakelen. Net zoals vaste werknemers het werk van een collega opvangen tijdens hun afwezigheid, kan jij een bevriende freelancer in hetzelfde vakgebied vragen om tijdens je vakantie de communicatie met je opdrachtgevers over te nemen. Zo blijven je klanten niet met prangende vragen zitten en kan jij zonder zorgen genieten van je welverdiende rust.
Als laatste tip… geniet van je vakantie!
Of je je opdrachten nu meeneemt of thuis laat liggen, vergeet vooral ook niet te genieten van je vakantie! Het is belangrijk om af en toe afstand te nemen van je werk en je te focussen op ontspanning. Voel je vooral niet schuldig als je iemand bent die voor twee weken radiostilte heeft gekozen: je klanten begrijpen ook dat je als freelancer soms nood hebt aan pauze. Als je hebt besloten om wel te werken op vakantie is het ook belangrijk om ergens de lijn trekken. Het zou zonde zijn als je op je droomlocatie vertoeft maar geen tijd hebt om ervan te genieten.
Je vakantie is het ideale moment om je batterijen op te laden. Geniet met volle teugen zodat je bij je terugkomst weer met nieuwe energie en goesting aan je projecten kan werken.
