Als freelancer geniet je van een enorme vrijheid. Maar bij die vrijheid komen wel heel wat verantwoordelijkheden kijken. Zo ben je als zelfstandige volledig zelf verantwoordelijk voor het financiële plaatje van jouw onderneming. Dat zijn vaak taken waar je je als freelancer minder graag mee bezighoudt. Desalniettemin is dit een essentieel onderdeel van het leven van een freelancer. Dit artikel geeft je enkele tips hoe je jouw financiën kan structureren, waar je mogelijk kan besparen en hoe je jouw te betalen belasting kan minimaliseren door de juiste kosten in te brengen.
Een goed budget opstellen
Efficiënt omgaan met je financiën als freelancer start bij het opstellen van een goed gestructureerd budget. Door je budget actief te beheren kan je onnodige kosten uitsluiten en moeilijke periodes makkelijker overbruggen. Een veel voorkomend type budget is een "zero-sum budget". Het inkomen van een freelancer kan verschillen van maand tot maand. Je hebt piekperioden waar je extra verdient en andere maanden met minder opdrachten en een lager inkomen. Door een zero-sum budget op te stellen, creëer je een financiële buffer tijdens die piekperioden en zet je geld opzij voor moeilijke maanden waar je inkomen lager ligt.
Hoe stel je zo'n zero-sum budget op? Allereerst breng je je uitgaven van de laatste drie maanden in kaart. Dat kan je het makkelijkste voor je vaste kosten doen en zal iets moeilijker zijn voor je variabele kosten. Anderzijds zijn de variabele kosten wel erg interessant aangezien je die het makkelijkst gaat kunnen terugschroeven. Vervolgens bereken je jouw gemiddeld inkomen en bepaal je het deel dat je wenst te sparen op korte en lange termijn. Een vuistregel hier is de 50-30-20-regel. Die houdt in dat je leeft op 50% van je inkomen en dat 30% de variabele kosten dekt. Tot slot hou je 20% van je inkomen over, wat je vervolgens probeert te sparen.
Het is erg belangrijk om je budget zo overzichtelijk mogelijk te maken. Veel freelancers maken de fout om hun privé- en professioneelbudget samen te voegen. Dat is vaak minder overzichtelijk en kan leiden tot verwarrende situaties. Daarom is het aan te raden om persoonlijke inkomsten en uitgaven te scheiden van jouw professionele activiteiten. Gescheiden bankrekeningen kunnen hier bij helpen. Op die manier behoud je het overzicht en kan je jouw financiën beter beheren.
Besparen op verschillende terreinen
Om je financiën goed in evenwicht te houden is het belangrijk dat je een duidelijk overzicht behoudt van waar je uitgaven naartoe gaan. Het regelmatig evalueren van je uitgaven zorgt ervoor dat je onnodige kosten kan schrappen en zo jouw financiële balans kan optimaliseren. Zoals de Amerikaanse politicus Benjamin Franklin ooit schreef, "A penny saved, is a penny earned". Hieronder vind je enkele interessante domeinen waarin je makkelijk kan besparen.
Locatie
Als freelancer heb je vaak de vrijheid om te werken waar je wil. Jouw werklocatie is een kost die je makkelijk kan sturen. De kosten voor het huren van een persoonlijke werkruimte kunnen vaak hoog oplopen. Er zijn nochtans heel wat alternatieven waar je goedkoper je werk kan uitvoeren.
Allereerst is het natuurlijk het goedkoopste om van thuis uit te werken. Je hoeft geen werkruimte te huren, geen dure koffies of lunch aan te kopen en je niet te verplaatsen richting die werklocatie. De enige kost die je hebt is de energierekening bij jouw thuis. Sommige freelancers vinden dat de ideale situatie. Ongestoord en in alle rust werken in een joggingbroek van uit je eigen huis. Andere freelancers vinden dat te eenzaam en halen energie uit het sociale contact rondom hen. Voor hen zijn er nog heel wat andere alternatieven.
Een freelancer achter zijn laptop in een hippe koffiezaak. Het spreekt meteen tot de verbeelding. Werken in een koffiezaak is gezellig en een goedkoper alternatief voor het huren van een eigen werklocatie. Je kan er vaak gebruik maken van gratis wifi en het sanitair. En zeker niet onbelangrijk: je vindt er de nodige dosis cafeïne. De prijs van een koffie in een koffiebar is natuurlijk wel wat duurder dan wanneer je die thuis zou maken. Daarnaast drink je al snel meer dan een koffie tijdens je werk. Indien je deze werkmethode budgetvriendelijk wil houden, kan je natuurlijk ook gewoon kiezen voor een eenvoudige doorloopkoffie in plaats van de iets duurdere lattes.
Een iets ouderwetsere maar nog steeds efficiënte werklocatie, is de lokale bibliotheek. Hier kan je doorheen de dag gratis gebruik maken van internet, je kan bepaalde zaken opzoeken en je bent er niet verplicht om een consumptie te betalen. Deze locatie is dus op je transport na volledig gratis.
Tot slot kan je indien mogelijk ook aan de slag op het kantoor van jouw opdrachtgever. Hier kan je perfect gratis gebruik maken van alle nutsvoorzieningen die de opdrachtgever voor zijn of haar werknemers ter beschikking stelt. De enige kost die je hier hebt is de transportkost voor het woon-werkverkeer.
Vervoer
Vervoer is de volgende pijler waarop je als freelancer kan besparen. Het aankopen of leasen van een wagen, de brandstof die je nodig hebt of je abonnement bij het openbaar vervoer dat je gebruikt zij allemaal kosten die je maakt om op je werklocatie te geraken.
Tegenwoordig vind je in België heel wat jonge bedrijven die zich bezighouden om mobiliteit betaalbaar en efficiënter te maken. Zo heb je bijvoorbeeld Skipr, een jonge Belgische start-up die de verschillende mobiliteitsvoorzieningen bundelt en in kaart brengt. Op die manier krijg je een goed overzicht van de opties die je het snelste van punt A naar B brengen en wat het voordeligste tarief is. Je hoeft zo geen eigenaar te zijn van een wagen om je snel en efficiënt te verplaatsen. Skipr bundelt ook al je facturen in verband met mobiliteit tot een eennmalige, maandelijkse factuur. Dat zorgt er voor dat jij als freelancer veel makkelijker en overzichtelijk de BTW op mobiliteit in kaart kan brengen om nadien te recuperen.
Heb je toch een eigen wagen nodig voor jouw activiteiten? Dan is Lizy een erg interessant optie om jouw leasingskost te verlagen. Lizy maakt het mogelijk om als zelfstandige tweedehands wagens te leasen aan een voordelig tarief. Vaak krijg je bij een leasingfirma als freelancer niet dezelfde voorwaarden in vergelijking met een grotere onderneming. Zij kunnen goedkopere contracten verkrijgen doordat ze in grotere aantallen bestellen. Die oneerlijke situatie probeert Lizy recht te trekken door ook die interessante tarieven aan de kleinere zelfstandigen aan te bieden.
Om je met de wagen te verplaatsen naar je werk te verplaatsen heb je natuurlijk ook brandstof nodig. Dat neemt al snel een serieuze hap uit je budget. Een gouden tip om daarop te besparen: probeer zo weinig mogelijk langs de snelweg te tanken. Vaak is de prijs per liter daar beduidend hoger dan wanneer je gaat tanken bij jou om de hoek. Naast de kostprijs van het tanken is natuurlijk je verbruik ook belangrijk voor jouw transportkost. Om dat te beperken kan je makkelijk gebruikmaken van de cruisecontrol-functie van je wagen. Erg eenvoudig maar effectief!
Boekhouding
Je kent het waarschijnlijk wel, die steeds terugkomende belastingsaangifte. Iets waarvoor je niet meteen staat te springen om dat in orde te brengen. De kans is dan ook bestaande dat je dat tot het laatste moment uitstelt of het zelfs vergeet in alle drukte van je dagelijkse activiteiten. Daarom is het belangrijk om daar de methode te vinden die voor jou het beste past. Zo bespaar je jezelf onnodige kosten.
Om de kost laag te houden kan je uiteraard nog heel wat zaken zelf doen. Je hebt tegenwoordig de keuze uit heel wat boekhoudprogramma's die je kan gebruiken om op een eenvoudige manier je boekhouding bij te houden. Zo heb je bijvoorbeeld Accountable, een Belgische applicatie die freelancers helpt om hun inkomsten, kosten en winst in kaart te brengen. De app ondersteunt je ook bij je facturatie en helpt je bij je belastingaangifte. Wanneer je jouw boekhouding zelf stelselmatig bijhoudt, kan je die vervolgens enkele keren per jaar laten controleren door een boekhouder. Door zelf een deel van het werk te doen, kan je dus heel wat geld uitsparen.
Persoonlijke uitgaven
Het privé- en professionele leven van een freelancer liggen vaak dicht bij elkaar. Daarom is het zeker ook interessant om je persoonlijke uitgaven eens onder de loep te nemen. Waar maak je kosten die je misschien zou kunnen vermijden?
Je kan alvast starten met een overzicht te maken van jouw maandelijks terugkomende uitgaven zoals Netflix, Spotify, Strava, etc. Welke van deze betalende abonnementen gebruik je effectief en van welke was je eigenlijk al vergeten dat ze nog liepen? Vaak lopen die abonnementen aan de hand van een automatische opdracht en sta je er dus niet meer bij stil of je ze effectief nog frequent gebruikt. Door een overzicht te maken van al die uitgaven kan je zien waar je mogelijks kosten kan drukken.
Waar en in welke hoeveelheid je producten aankoopt, heeft vaak een aanzienlijke impact op de uitgaven die je doet. Aankopen doe je best in bulk. Dit geldt zowel op privé als professioneel vlak. Door je inkopen te bundelen vermijd je grotendeels impulsaankopen en kan je zo onnodige uitgaven vermijden. Bovendien kan je ook enorm besparen door verschillende winkels te vergelijken. Het prijzenverschil tussen verschillende winkels voor hetzelfde product is vaak aanzienlijk. Neem dus de tijd om na te gaan waar jouw aankoop het goedkoopste is alvorens je de besteding doet.
Track your time
Time is money! Een van de meest vanzelfsprekende uitdrukkingen in ons moderne dagelijkse leven. Die is letterlijk van toepassing voor freelancers. Als freelancer word je enkel betaald voor je geleverde prestaties. Het kan daarom erg interessant zijn om na te gaan hoeveel tijd je nodig hebt om een bepaalde taak te af te ronden. Als je erin slaagt om je werk op een efficiëntere manier uit te voeren, kan je meer opdrachten in dezelfde tijd voltooien en je inkomsten vergroten.
Optimaal gebruik maken van aftrekbare beroepskosten
Als freelancer ben je meestal zelfstandig en kan je dus werkgerelateerde kosten inbrengen. Je betaalt jaarlijks belasting op jouw netto beroepsinkomen dat je dat jaar gerealiseerd hebt. Dat netto inkomen bekom je door je totaal inkomen van dat jaar te verminderen met je gemaakte beroepskosten. Als je dus verstandig omspringt met die inbreng, kan je jouw te betalen belasting fors laten dalen. Het is natuurlijk wel belangrijk dat je je kosten goed evalueert voor je ze maakt. Het maken van onnodige kosten bij een lage cashflow kan je in een gevaarlijke situatie brengen.
Beroepskosten zijn ofwel volledig of gedeeltelijk aftrekbaar. Hieronder vind je een kort overzicht van enkele interessante en veel voorkomende beroepskosten en in welke mate ze aftrekbaar zijn.
Slim en optimaal omspringen met aftrekbaarheid kan je als freelancer heel wat geld opleveren. Neem zeker de tijd om de mogelijkheden grondig uit te pluizen en ga na wat voor jouw activiteiten interessante beroepskosten zijn die je wenst in te brengen.
Er zijn dus heel wat pistes die je als freelancer kan bewandelen om jouw financiën gezond te houden. Voel je jezelf toch nog niet helemaal comfortabel? Dan kan je natuurlijk altijd een financiële training volgen. Dat is een investering maar kan je heel wat opbrengen op lange termijn. Aarzel ook zeker niet om raad en hulp in te winnen bij jouw collega-freelancers. Vaak hebben freelancers daar moeite mee, maar wanneer je die stap maakt, kan het je enorm helpen. De kans is reëel dat andere freelancers in het verleden met dezelfde problemen gekampt hebben en dat ze jou bijgevolg hun gouden aanpakmethode kunnen meegeven. Wie niet waagt, die niet wint.
